Tietosuojaseloste Lääkkeellisten kaasujen asiakasrekisteri

1.Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Oy Woikoski Ab (y-tunnus 0165735-4) (”Yhtiö”) käsittelee henkilötietoja; mitä henkilötietoja yhtiö kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa sekä miten rekisteröity voi vaikuttaa käsittelyyn.

Yhtiö suojaa rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä: Oy Woikoski Ab, 0165735-4, Virransalmentie2023, 52020 Woikoski

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Oy Woikoski Ab Ville Mela, ville.mela@woikoski.fi

 

Yhtiö-konsernin tietosuojavastaava: Maarit Könönen

Yhteystiedot: tietosuoja@woikoski.fi

 

2.Rekisterin nimi

Lääkkeellisten kaasujen asiakasrekisteri

Kotihappihoidon asiakasrekisteri

3.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

 

Oy Woikoski Ab:lla on rekisteröityyn asiakassuhde, sekä myyntiluvan haltijana säädösten ja viranomaisohjeiden mukaisesti lakiin perustuva velvollisuus kerätä ja ylläpitää rekisteriä lääkkeellisten kaasujen asiakkaista.

 

4.Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö ja tietolähteet

Yhtiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

 

Henkilötietoryhmä

Esimerkkejä tietosisällöstä

Yhteystiedot

Kotihappihoitoasiakkaat: Nimi, osoitetiedot, henkilötunnus, lääkitys, sosiaalietuudet. ARKALUONTOINEN

Lääkkeellisten kaasujen asiakkaat: Henkilön etu- ja sukunimi, edustamansa yhteisö, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero. Muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaus-, toimitusehto-, hinnoittelu-, ym. tiedot

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot ja muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot.

Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot

Tiedot Yhtiön ja rekisteröidyn välisestä sopimuksesta, tuote- ja tilaustiedot ja asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn ja Yhtiön väliset yhteydenotot ja reklamaatiot.

Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot

Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin antamaa suostumusta ja henkilötietojen käsittelyyn antamaa suostumusta koskevat tiedot sekä edellä mainittuja suostumusten peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot.

Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot

Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Yhtiön palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto.

Lisätietoja evästeiden ja muiden teknisten seurantakeinojen käytöstä löydät Yhtiön evästekäytännöstä.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot, joiden antaminen on välttämätöntä Yhtiön ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja/tai lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Yhtiön palveluiden tuottamiseksi, ilmoitetaan kussakin yhteydessä rekisteröidylle.

Kotihappihoitoasiakkaat: Tarvittavat henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään, hänen asiamieheltään tai sairaalalta.

Lääkkeellisten kaasujen asiakkaat: Rekisteröidyltä tai hänen edustamaltaan yritykseltä. Asiakastietolomake webissä, Suomen Asiakastieto Oy, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ, Evästeiden tai muiden tekniikoiden avulla.

5.Henkilötietojen säilyttäminen

Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen, esim. lainsäädännön edellyttämä aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Lääkkeellisten kaasujen asiakastietoja säilytetään vähintään asiakkuussuhteen ajan, sekä lain määrittelevän tietojen säilytysajan.  

Yhteisöjen osalta rekisteröidyn henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Yhtiön suuntaan. Henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa kyseisen roolin päätyttyä.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei Yhtiötä velvoittava lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.

6.Henkilötietojen vastaanottajat

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mm. seuraavat tahot:

  • Woikoski Medicalin ja kotihappihoitoyksikön asiakaspalveluiden henkilökunta, kotihappihoidon täytön henkilökunta, jälleenmyyjät, DRA (tuotevirhe- ja haittavaikutusilmoitukset)

Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin eikä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa:

Henkilörekisteritietoja luovutetaan logistiikkayhtiöille (rahtikirjat, säiliöiden kuljetuslaatikoiden merkitseminen)

Henkilötietoja voidaan erityistapauksissa luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.

Tietoja luovutetaan hoitavaan yksikköön, edunvalvojalle, kelaan. Henkilörekisteritietoja (henkilötietoja, käytetyn lääkityksen tietoja) annetaan tarvittaessa hoitavaan yksikköön mm. reseptiasioissa. Tietoja luovutetaan tarvittaessa myös edunvalvojille, Kelalle toimitetaan lasku- ja henkilötietoja.

Lisäksi Yhtiö voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli Yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Rekisteröidyn tietosuoja turvataan myös ko. järjestelyissä, ja niistä ilmoitetaan rekisteröidylle asianmukaisesti tarvittaessa. 

Tietojen luovutus kolmannelle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla (faksi, suojattu sähköpostiyhteys), mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.

7.Henkilötietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8.Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Sähköiset asiakastiedot tallentuvat SAP-toiminnanohjausjärjestelmään, sekä C4C-asiakkuuksienhallintajärjesetelmään. Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, varmistettu kameravalvonnalla, hälytinjärjestelmällä sekä vartioinnilla virka-ajan ulkopuolella, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen ja sopimukset.

Sopimukset, ja muu alkuperäiskappaleina säilytettävä asiakirja-aineisto pidetään Woikoski Medicalin Asiakaspalvelussa lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Henkilökunnan opastus, henkilökunnan, kuljetusliikkeen ja muiden yhteistyökumppaneiden vaitiolovelvollisuus (DRA ja KELA).

9.Rekisteröityjen oikeudet

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus                                                                     

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista.

Rekisterinpitäjä poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään sähköisesti ja osoitetaan tämän tietosuojaliitteessä mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle, Oy Woikoski Ab/Ville Mela, ville.mela@woikoski.fi. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Lääkkeellisiä asiakkaita koskevissa pyynnöissä tiedot luovutetaan ainoastaan salatun yhteyden kautta osoitteesta kotihappihoito@woikoski.fi. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti.

10.Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. 

11.Muutoksen tietosuojaselosteeseen

Yhtiö kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille.

 

Tietosuojaseloste on julkaistu 24.05.2018
Oy Woikoski Ab